Forline digitaliseert voor Veenendaal, Zeist en Osira

Bouwdossiers, WMO-dossiers en cliëntendossiers: de archiefruimte op de Pampuslaan in Weesp staat vol met verschillende dossiers. Ze zullen door de medewerkers van Forline gedigitaliseerd worden. Volledig en in hoge kwaliteit, want daar is Forline groot door geworden.

Forline werk ook voor Veenendaal, Zeist en Osira met twee gescheiden stromen. De dossiers worden in de ene stroom geregistreerd en in de andere stroom gescand. Er kunnen echter alleen dossiers gescand worden die ook geregistreerd zijn. Dus wordt het proces stilgelegd als er een dossier per abuis niet is geregistreerd. Anderzijds moeten alle geregistreerde dossiers ook gescand worden. Is dit niet het geval, dan wordt het proces ook stilgelegd tot het ontbrekende dossier is gescand. Op deze wijze kan Forline garanderen dat alle dossiers die bij Forline binnenkomen ook uiteindelijk worden gedigitaliseerd.

Substitutie
Deze methodiek van werken, heeft de archiefinspectie behaagd Forline als eerste bedrijf in Nederland toestemming te geven over te gaan tot substitutie van de archiefbescheiden van een van haar klanten. De fysieke documenten konden vernietigd worden en de digitale documenten werden leidend in het archiefproces.

Lange weg
De concurrentie is hevig. De digitaliseringsbedrijven zijn de afgelopen jaren als paddenstoelen uit de grond geschoten. Met name bedrijven die reclame maakten met het zogenaamde bulkscannen groeiden tegen de klippen op. Het was voor Forline soms moeizaam om te kunnen concurreren met de bulkjongens, zonder concessies te doen aan de kwaliteit.
Het laatste jaar is er veel veranderd volgens het digitaliseringsbedrijf uit Weesp. De prijsknallers zijn zichzelf tegengekomen doordat ze onvoldoende tijd hebben besteed aan de kwaliteit en daardoor niet meer in aanmerking komen voor nieuwe opdrachten. Bij gemeenten en andere instellingen is er steeds meer bewustwording dat kwaliteit leidend is. Kwaliteit tegen een scherpe prijs.

Forline digitaliseert uw administratie
Het ‘inkloppen van bonnetjes’ is verleden tijd! De toekomst ligt bij een gedigitaliseerde aanvoer!

Kenmerkend voor de boekhouding van vele kleine zelfstandigen is het ongeorganiseerd karakter ervan. Elke maand weer krijgt u dozen vol bonnetjes aangeleverd. Ongesorteerd, rijp en groen door elkaar, geen lijn in te ontdekken. Zou het niet fijn zijn als u dit ‘inkloppen’ kunt overslaan en direct kunt beginnen met dat wat u als geen ander kunt: het boekhouden zelf?

Forline start een nieuwe dienstverlening voor administratiekantoren: verzamelen en digitaliseren van boekhoudstukken
• Wij verspreiden verzendpakketten onder uw klanten, bestaande uit:
- 12 verzendenveloppen (voor elke maand één), voorbedrukt met een antwoordnummer voor gratis retourzending naar Forline
- 12 maal 5 scheidingsbladen voorbedrukt met de naam van uw klant
• Uw klanten leveren (portvrij) alle boekhouddocumenten aan bij Forline.
• Forline digitaliseert alle aangeleverde bonnen en sorteert ze op Verkoop, Inkoop, Bank, Kas en Diversen
• U ontvangt vervolgens het digitale bestand, met de juiste metadata, en kunt direct starten met de administratie. Uiteraard ontvangt u ook de betreffende documenten.

Doordat wij dit voortraject voor u verzorgen, kunt u de focus leggen op het bieden van overzicht in de administratie, het analyseren van de cijfers en het verzorgen van de aangiftes. Zou dat niet fijn zijn?

En de kosten? Nauwelijks!

Snelle beslissers verdienen geld!
Voor de eerste klant die u aanmeldt, ontvangt u 50% korting op het verzendpakket.

En uiteraard: geheimhouding verzekerd! Forline is ISO gecertificeerd 27001.

Forline digitaliseert cliëntendossiers

De medewerkers van Forline hebben aan het begin van het digitaliseringstraject met Osira bijna 70 verschillende documenttypes uit hun hoofd moeten leren: ,, de Forline-medewerkers hebben veel ervaring met het her- en toekennen van meta-informatie," aldus Dirk Jan Methorst, directeur Forline BV.

Methorst: "er worden nauwelijks fouten gemaakt. Dat hebben we steeksproegfgewijs inmiddels ervaren." De steekproeven zullen gedurende het gehele traject van digitaliseren uitgevoerd worden. Op deze wijze haalt Forline foutieve bernoemingen uit het proces om deze opnieuw te benoemen. Het controleren van de werkzaamheden wordt door een andere dan de data-entrymedewerker gedaan.

Forline kreeg bekendheid toen het als eerste digitaliseringsbedrijf in Nederland het recht op substitutie kreeg. De originele archiefbescheiden van de gemeente Amsterdam die door Forline waren gedigitaliseerd, mochten vervangen worden. Hierdoor werden de digitale documenten leidend in het archiefproces.

Forline Automotive succesvol

Kennis over printen en mailen, kennis over data en kennis over de automotive-branche: die combinatie heeft ons vorige jaar doen besluiten dealers en auto-importeurs te ondersteunen in hun communicatie. En met succes.

Inmiddels versturen wij wekelijks stapels gepersonaliseerde apk-kaarten. Deze kaarten worden naar de klanten van de dealers gestuurd om hen te wijzen op het feit dat hun apk-datum bijna is verstreken. Daarnaast versturen wij kaarten voor shows zoals occasionsshows, paasshows etc.

Deze kaarten worden door onze dtp’er op maat gemaakt, inclusief tekst. En geprint op onze hoogwaardige printers waardoor wij een drukkwaliteit kunnen leveren tegen een zeer aantrekkelijk tarrief.

Binnenkort kunt u op de speciale Automotive-website meer lezen.

Forline digitaliseert WMO Zeist

Het WMO-archief van de gemeente Zeist wordt vanaf eind april door ons gedigitaliseerd.

Het Archief bestaat uit 435.000 documenten en 21.000 tabstroken. Het is de bedoeling dat de dossiers worden voorzien van een uniek ID. En dat wij vervolgens meta-informatie koppelend op tabniveau en op documentniveau.

Door te digitaliseren op documentniveau kan de gemeente Zeist haar dossiers en documenten zeer eenvoudig in een digitale omgeving vinden.

Stichting Philadelphia bij Forline

De personeelsdossiers van Stichting Philadelphia zijn ondergebracht bij ons om door ons gedigitaliseerd te worden.

De 17.000 dossiers worden door Forline op documentniveau voorzien van meta-informatie. Na het traject van digitaliseren worden de digitale dossiers opgeslagen in het Digitale Archief van Zylab.